Wie funktioniert die digitale Poststelle?
Ihre eingehenden Dokumente treffen in der digitalen Poststelle von DocCare ein
Ihre eingehenden Dokumente können auf zweierlei Weise eintreffen. Physisch oder über einen digitalen Kanal. Wir erhalten Ihre Papierdokumente zum Beispiel über unsere eigenen Kurierdienste oder Sie öffnen Ihren eigenen Posteingang an unserem Standort. Ihre digitalen Unterlagen erhalten wir z. B. über eine gesicherte Datenverbindung.
Die Verarbeitung Ihrer eingehenden Dokumente
Ihre eingehenden Papierdokumente werden von uns mit modernen Dokumentenscannern eingescannt. Nach der Digitalisierung dieser eingehenden Dokumente gelangen sie direkt in die digitale Poststelle. Ihre digitalen Dokumente (z. B. MS Word, PDF), aber auch vordefinierte E-Mail-Postfächer (einschließlich Anhängen) und Faxserver werden direkt an die digitale Poststelle versendet.
Ihre eingehenden Informationen werden unmittelbar klassifiziert und indiziert
Die wahre Stärke der digitalen Poststelle liegt in der sehr leistungsfähigen OCR-Technologie unserer Software. Diese erkennt die spezifischen Eigenschaften all Ihrer Dokumente und klassifiziert und indiziert sie als Dokumenteninformationen. Diese Dokumentenklassifizierung ist äußerst zuverlässig und stellt sicher, dass die Informationen direkt nach Kategorie und Typ klassifiziert werden. Fehlende und nicht automatisch erkannte Daten werden in unserer eigenen Data Entry-Abteilung manuell angereichert. Unsere Mitarbeiter sind speziell für diesen Zweck ausgebildet.
Sie erhalten Ihre eingegangenen Dokumente in digitaler Form zurück
Sie erhalten Ihre eingegangenen Dokumente in digitaler Form zurück, nachdem diese digitalisiert, klassifiziert und indexiert wurden. Anhand Ihrer spezifischen Anforderungen wird ermittelt, wie die eingehenden Dokumentenflüsse effektiv in Ihr eigenes Informationssystem integriert werden können. DocCare ermöglicht es Ihnen, Ihre Dokumente in nahezu jedem gewünschten Format zu liefern. Darüber hinaus können die Dokumente auch unmittelbar an den richtigen Prozess, die richtige Abteilung oder die richtige Person innerhalb Ihrer Organisation verteilt werden.